Con l’ufficio acquisti, dietro le quinte dei Servizi agli studenti

Insieme a Marco e Susanna conosciamo meglio il lavoro dell’Ufficio Approvvigionamenti, il settore di EDUCatt che gestisce gli ordini d’acquisto e mantiene i rapporti con i fornitori della Fondazione.

È un segmento imprescindibile di ogni realtà aziendale, il trait d’union tra l’Ente e i fornitori: è l’Ufficio Approvvigionamenti e oggi grazie a Marco Montanaro e Susanna Molteni capiremo nel dettaglio di cosa si occupa e perché viene considerato il “collante” di tanti processi.

Un ufficio approvvigionamenti (spesso anche “ufficio acquisti”, con qualche leggera sfumatura concettuale) gestisce il processo di rifornimento dei beni e servizi necessari al raggiungimento degli obiettivi aziendali; tenendo in considerazione le necessità e le scadenze di ogni singolo comparto dell’azienda, programma i tempi e le quantità di beni che devono giungere presso le sedi operative.

Al centro del lavoro di questo settore c’è la relazione con i fornitori e l’ottimizzazione dei costi, ma anche il confronto con i diversi uffici dell’Ente e con la Commissione Acquisti. Nel processo organizzativo di EDUCatt l’Ufficio Approvvigionamenti riceve le richieste d’ordine da parte dei responsabili dei servizi; a seguito della richiesta viene elaborato un ordine che deve passare attraverso il vaglio della Commissione – composta tra gli altri da responsabili dell’ufficio Contabilità e membri della Direzione – che ne verifica l’impatto economico e la conformità della richiesta agli standard aziendali.
In EDUCatt l’ufficio, che fa capo alla funzione Affari generali, è centralizzato su Milano ed è coordinato da Roberto Mariani, ma ha unità operative anche a Piacenza. Come ci tiene a sottolineare Marco Montanaro, addetto agli approvvigionamenti delle sedi di Piacenza e Roma, la burocrazia non è comunque da ostacolo all’operatività: occupandosi anche di gestione della manutenzione all’interno delle strutture abitative come i Collegi in Campus, in caso di bisogno la tempestività d’intervento è celere, per garantire prima di tutto l’efficienza del servizio erogato agli studenti.
È una mansione in cui non ci si può permettere di premere il tasto pausa e Susanna Molteni – addetta agli approvvigionamenti di Milano e Brescia – ci spiega il perché: «Nella gestione degli ordini d’acquisto relativi ai punti di ristorazione, come Mensa&Pizza.9 a Milano, ogni giorno è necessario un confronto constante e un check con gli addetti dei centri cottura, affinché si possa garantire sempre la produttività e la rispondenza delle preparazioni all’offerta alimentare proposta nei menu».

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